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Hier finden Sie den offiziellen Blog des IFU, auf dem wir laufend aktuelle Beiträge zu folgenden Themen veröffentlichen:

 

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07.01.2016/CL     Neuer interaktiver Release-Stand der IFU-Software für Prozessmanagement CMS©

 

Zofingen. Das IFU testet zurzeit mit ausgewählten Kunden den neuesten Release-Stand seiner Software für Prozessmanagement, die bei über 300 führenden Schweizer und internationalen Unternehmen mit Tausenden von Mitarbeitenden erfolgreich im Einsatz ist. Sämtliche Neuerungen sind das Ergebnis unseres internen Qualitätsmanagements, das heisst, dass hier ausschliesslich die von Kunden geäusserten Anregungen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge umgesetzt wurden (neben allen laufend durch Änderungen von Gesetzen und Normen notwendigen Anpassungen). In zahlreichen Sitzungen und Workshops mit den Prozessverantwortlichen wurden hier schwerpunktmässig folgende Trends ausgemacht:

  • Die Nutzungsstatistik zeigt, dass unsere Software nach ihrer Installation immer öfter zur Anwendung kommt.
  • Dies hat den Grund, dass sie sehr bedienerfreundlich, nutzbringend und selbsterklärend (intuitiv) entwickelt wurde.
  • Vor allem die Möglichkeit, alle für die Arbeitsabläufe notwendigen Dokumente über das System abzurufen, wird von den Mitarbeitenden geschätzt.
  • Mit der zunehmenden Nutzung steigen natürlich auch die Anforderungen an die Software.
  • Neben einem modernen Erscheinungsbild wünschen sich die Kunden vor allem eine grösstmögliche Übersichtlichkeit, um nicht in den Informationen "unterzugehen".

Die Messlatte für den neuen Releasestand lag also wie immer sehr hoch. Viele unserer Kunden warten seitdem gespannt auf den neuen Release. Weitere Wünsche der Kunden waren:

  • Die Möglichkeit, die Software auch auf mobilen Geräten nutzen zu können (Apps) 
  • Gesteigerte Interaktivität
  • Noch modernere Benutzeroberfläche unter Ausnutzung aller heute technisch möglichen grafischen Oberflächen
  • Eine intuitive Suchmaschine, die schnell die relevantesten Suchergebnisse zu liefern imstande ist
  • Verschlankung aller Ansichten, Vereinfachung im Sinne gesteigerter Benutzerfreundlichkeit
  • Personalisierbare Favoritenleisten in der User-Bar mit Schnellzugriff auf die meistgenutzten Prozesse und Arbeitsunterlagen
  • Schwerpunkt als Arbeitstool - und eben nicht nur als Zertifizierungstool

Unser Rechenzentrum und unsere IT-Software-Entwicklungsabteilung hat hier in enger Zusammenarbeit mit Key Accounts einen neuen Standard erarbeitet, der sicherlich (wie schon bei allen vorangegangenen Relases) bald seine Nachahmer finden wird.

 

Nun zu den Details des neuen Release-Standes:

 

1) Neue interaktive Benutzeroberfläche in 3D 

Mit dem Wunsch nach attraktiven Benutzeroberflächen stellten sich viele Arbeitsgruppen immer wieder die Frage, ob das nicht schnell zum Selbstzweck werden könnte. Dutzende von Vorschlägen und Entwürfen wurden mit diesem Argument wieder verworfen. Nicht so bei der 3D-Oberfläche der neuen IFU-Software CMS©: 

  • Bei vielen Übersichten macht es durchaus Sinn, dass bei einer Darstellung in 3D das Ende der Abläufe quasi wieder zu deren Anfang führt. Die besten Kunden sind schliesslich die, die immer wieder kommen.
  • Die 3D-Oberfläche übt auf viele (vor allem jüngere) User eine grosse Faszination aus. Sie fördert das räumliche Denken und untertsützt das Gefühl für funktionale Zusammenhänge im Unternehmen, die durch die Prozesse abgebildet werden.
  • Direkt ab jeder 3D-Oberfläche hat der User Zugriff auf Prozesse und Inhalte (Hyperlinks).
  • Der Kunde entscheidet selbst, wo diese neue Form der Darstellung zur Anwendung kommt und wo nicht. Das IFU achtet stets darauf, dass hier mühelos auf die gewohnte zweidimensionale Darstellung umgeschaltet werden kann, weil jeder User unterschiedliche Präferenzen hat.

 2) Personalisierbare Favoritenleisten

  • Jeder User hat bei unserem neuesten Releasestand die Möglichkeit, die für ihn interessantesten Prozesse, Arbeitsunterlagen und Dokumente als "Favorit" zu kennzeichnen.
  • Danach erscheinen diese Dokumente automatisch in der Favoriten-Bar des Users.
  • Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf die wichtigsten Inhalte, ohne sich durch Menüs klicken zu müssen.

3) Von Grund auf neues Erscheinungsbild der Prozesse durch revolutionäres IFU-Schubladensystem©

  • Die meisten heute auf dem Markt befindlichen Prozessmanagementsystem erschlagen den User im Prozess mit einem "Zuviel" an Informationen, durch die er oder sie sich erst einmal "druchhangeln" muss.
  • Dies führt zu Zeitverlusten, die sich über das Jahr gerechnet summieren und das Unternehmen so viel Geld kosten können.
  • Das IFU hat die Darstellung der Prozesse deshalb von Grund auf neu erfunden. 
  • Auch hier kam eine einfache und pragmatische Lösung zum Zug, wie sie unsere Software seit ihrer Vorstellung immer wieder auszeichnen.
  • Die Prozesse und deren Inhalte werden nun in 12 stets gleiche "Schubladen" kategorisiert.
  • Der User öffnet nur die für ihn relevante Schublade und kommt so ohne Zeitverlust an die von ihm gewünschte Information.
  • Das System ist selbsterklärend (intuitiv) und minimiert so den internen Schulungsaufwand für die Mitarbeitenden.

4) Neue Konsolidierungsfunktion auf vielen Ebenen der Prozesse

  • Durch den Einsatz modernster Datenbanktechnik wurde diese neue Funktionalität des CMS© ermöglicht.
  • Ein Zugriff auf alle Informationen hinsichtlich eines bestimmten Aspektes der Prozesse war hier unser Fokus.
  • So können z.B. bei einem Umwelt-Audit alle die Umwelt betreffenden Aspekte sowohl auf Unternehmens- als auch auf Abteilungsebene gesamthaft konsolidiert dargestellt werden.
  • Das spart Zeit, Arbeitsaufwand und somit Kosten.

5) Optionales Tool für direkten Upload von Arbeitsunterlagen und Dokumenten

  • Dieses als Option erhältliche Tool ermöglicht es den Prozessverantwortlichen ohne Zeitverlust, selbstständig aktualisierte oder neue Dokumente zu einem bestehenden Prozess hochzuladen.
  • Innerhalb von wenigen Sekunden stehen diese Dokumente allen Mitarbeitenden zur Verfügung.
  • Parallel wird unser Rechenzentrum automatisch über den Upload informiert.
  • Falls nötig, werden danach die zu hinterlegenden Suchbegriffe zusammen mit den Prozessverantwordlichen definiert.
  • Das bringt mehr Selbstständigkeit für unsere Kunden und sorgt für kurze Wege beim Upload.

6) Infoboard als integrierter Bestandteil des neuen CMS©

  • Infos an alle Mitarbeitenden, News und aktuelles Know How können so einfach und zentral kommuniziert werden (Schwarzes Brett).
  • Die Veröffentlichungen bleiben dabei stets aktuell, weil schon bei deren Hinterlegung entschieden werden muss, wie lange ein Beitrag angezeigt werden soll. 

7) Der Bereich Prozess-Update-Reminder wurde noch einmal ausgebaut

  • Ein Prozessmanagementsystem ist nur so gut, wie dessen Inhalte aktuell sind.
  • Das IFU integriert deshalb auf allen Ebenen automatisierte Aufforderungen an die Verantwortlichen, diese Inhalte regelmässig zu aktualisieren.
  • Schon weit vor einem anstehenden Audit ist das System auf diese Weise "auf dem Stand". 
  • Die von der GL oder dem Fachgremium zu beschliessende Update-Politik kann so vollumfänglich kontrolliert und umgesetzt werden.

8) Auf die Entwicklung von speziellen Apps für mobile Endgeräte wurde bewusst verzichtet

  • Es liegt in der Natur der Prozesse, dass eine Darstellung auf zu kleinen Bildschirmen (z.B. auf Smartphones) keinen Sinn macht.
  • Technisch gesehen steht der Aufwand für die Programmierung der Apps zudem in keinem Verhältnis zu einem messbaren Zusatznutzen für unsere Kunden.
  • Mobile Geräte unterliegen einem sehr kurzen Lebenszyklus - was heute modern als modern gilt, wird morgen schon nicht einmal mehr erwähnt.
  • Es gibt zu viele verschiedene Plattformen und keinen klaren Marktführer für mobile Endgeräte (Google mit Android, Apple mit IOS, Windows, Nokia, Blackberry u.v.a.).
  • Die IT-Sicherheit unserer Kunden liegt dem IFU sehr am Herzen. Mobile Endgeräte werden heute derart vielfältig eingesetzt, dass schädliche Einflüsse kaum auszuschliessen sind.
  • Schon heute lässt sich unser Tool auf allen gängigen Tabletcomputern sinnvoll einsetzen, und zwar unabhängig von deren Betriebssystem - dann jedoch ausschliesslich browser-basierend über das Internet (Thema IT-Sicherheit).
  • Viele unserer Kunden nutzen diese Möglichkeit bereits tagtäglich. 

9) Nochmals verbesserte Suchmaschine

  • Zusammen mit unseren Kunden wurde ein neuer, effizienter Algorithmus entwickelt, der sofort die gewünschten Suchergebnisse in der Reihenfolge ihrer Relevanz anzeigt.
  • Die Hierarchie der Suchergebnisse entspricht dabei weitestgehend den intuitiven Erwartungen der User.

 

Die bisherige Resonanz auf unseren neuen Release ist mehr als vielversprechend. Die Akzeptanz des CMS konnte durch das modernere Erscheinungsbild noch einmal deutlich gesteigert werden. Die Mitarbeitenden profitieren durch eine klarere Darstellung und die effizientere Informationsabbildung vor allem auf der Prozessebene. Die Auditoren schätzen den schnelleren selektiven Zugriff. Sie profitieren vor allem von der Konsolidierungsfunktion. Insgesamt zeichnet sich das neue System jedoch durch mehr Effizienz und Geschwindigkeit für alle aus. Fragt man die Anwender, so macht der neue Release einfach mehr Spass!

Die 3D-Oberfläche wird vor allem von jüngeren Usern sehr geschätzt. Wir sind überzeugt, dass sich hier nicht nur die Innovationskraft des IFU ausdrückt, sondern dass die grafischen Benutzeroberflächen die bisher eher textlastigen Systeme nach und nach ablösen und die Benutzerfreundlichkeit steigern werden. In wenigen Jahren rechnen wir zudem mit erschwinglichen neuen Display-Techniken, die das Thema 3D dann auch unseren Mitbewerbern näher bringen könnte.

Wie stolz Unternehmen auf unsere neue Software sind durften wir beim letzten Besuch bei einem unserer grössten Kunden erfahren, als einer der Geschäftsführer gerade persönlich dabei war, sie einem anderen Besucher (wie wir erfuhren, einem Konkurrenten aus derselben Branche!) vorzuführen. Der staunte nicht schlecht über die Gesamtübersicht aller Unternehmensprozesse in 3D!

Was unsere Kunden jedoch am meisten begeistert ist, dass das IFU ihnen genau zuhört, welche Wünsche als nächstes umgesetzt werden sollten - denn Qualitätsmanagement ist bei uns kein "Verkaufsartikel", wir leben Qualität.

 

CL, Januar 2016

 

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